Para nadie es un secreto que planear y llevar a cabo la realización de un congreso, independientemente del tema a tratar, es sumamente complicado. Confieso que cuando me dijeron que junto con unos compañeros teníamos la tarea de organizar un evento que es científicamente importante, parecía una tarea bastante fácil. Sin embargo, a lo largo del proceso no fue como algunos de nosotros, la mayoría novatos, había pensado alguna vez. Si estás atravesando por este momento de suspenso o intriga, te daré algunos pasos que debes tener en cuenta si quieres o si piensas realizar uno.
En nuestro caso, se trataba de un congreso sobre medicina, entonces todo lo que hablaré a continuación será por eso.
1. Debes pensar y decidir sobre la temática que vas a tratar. Sin eso, es imposible avanzar. Es el pilar de todo el congreso, es decir, si hay inconsistencias o dudas en el tema, muy probablemente tendrá bastantes dificultades a lo largo del proceso.
2. Buscar un director del congreso/simposio. Ojalá y la persona que elijan sea apropiada para la temática que escogieron abarcar. Es esta persona quien les ayudará a planear el cronograma pues es quien podría orientar cuáles serían las temáticas candidatas a incluirlas en el evento.
3. Encontrarle un título al congreso/simposio junto con un lema o un eslogan para el evento que realizarán. Éste debe ser llamativo al igual título ya que será la primera impresión que los espectadores van a recordar. El titulo sería ideal que tuviera la palabra 'nacional' o 'internacional' dependiendo si para el evento se contarán con ponentes de talla nacional o internacional. Personalmente recomiendo combinar ambos, puede ser bastante atractivo para el público. También recomiendo agregarle el año en el cual se realizará el evento para mayor entendimiento.
4. Definir fecha tentativa de la realización del evento. Buscando siempre que pueda atraer la mayor cantidad de público posible. Si es un evento para universitarios, tener en cuenta las fechas de vacaciones de las demás universidades, esto con el fin de garantizar la difusión y la asistencia de personas de otras instituciones académicas. No olvides decidir cuántas jornadas durará el evento.
5. Buscar patrocinadores o hallar maneras de recolectar fondos. Si es posible buscar personas o empresas que los patrocinen a cambio de publicidad (ya sea por medio de redes sociales, durante el evento académico, etc). En el caso que decidan recolectar fondos pueden realizar actividades pro-fondos que les ayuda a solventar un poco los gastos que tendrán (hacer rifas, vender pocicles, vender gomitas/dulces, vender churros con salsa de chocolate, realizar una fiesta en un antro reconocido, programar un día de película, etc).
6. Empezar a organizar el cronograma del evento. Sugiero que en la medida de lo posible, se les facilitaría un poco más clasificando las charlas por bloques del mismo tema. A partir de aquí se iniciaría la tarea siguiente, la cual sería buscar los ponentes indicados para cada charla.
7. Realizar el póster de publicidad. Lo mejor y lo que recomiendo es que si tú sabes manejar algún programa de creación o edición de imágenes (corel draw, photoshop, publisher, etc) realices esta tarea dado que la otra opción consiste en pagarle a un diseñador gráfico que les elabore la publicidad de todo el evento a cambio de un precio. En esta misma tarea se incluye la publicidad en las escarapelas, las libretas y certificados que se entregarán durante el evento. En cuanto al certificado es necesario definir si se darán en físico o de forma digital para enviar a los correos electrónicos de los asistentes (si se trata de ponentes, es mejor entregarles directamente el certificado en físico, es mucho más útil para ellos).
8. Tener una cuenta de ahorros en el banco. Enfocada exclusivamente para el dinero de las entradas del evento manejar (ojalá) por una sola persona para que sea ella quien lleve la contabilidad de ese dinero. Recuerda colocar dentro de la publicidad el número de la cuenta de ahorros junto con su respectivo banco.
9. Crear un correo específicamente para ese evento. Es más fácil cuando el correo tiene el mismo nombre del congreso/simposio que realizarán, así lo podrán diferenciar de otros correos sin problemas. A través de este correo mantendrá la comunicación con los interesados en el evento ya que allí es donde puedes hacer que lleguen todas las consignaciones bancarias, inscripciones e inquietudes de los interesados.
10. Aproximar cuántas boletas o entradas se van a vender y su precio. En mi caso, solíamos colocar dos fechas con precios diferentes, es decir, si el evento lo tengo programado para Septiembre del 2020 tendré una franja de días en las que las boletería será más económica (por ejemplo: si las personas compran la boleta entre junio y julio la encontrarán a un precio más bajo que si la consiguen entre agosto y septiembre)
11. Buscar un lugar donde puedan llevar a cabo el evento. Este auditorio debe contar también con sillas disponibles para la cantidad de personas a las que se les venderá la entrada. Si el lugar incluye con un lobby bastante amplio pueden aprovecharlo para darle la oportunidad a stands de empresas para que promuevan su producto aprovechando el paso de tanto público a la charla, asimismo, logran entretener durante el descanso a los asistentes y ¿por qué no? se podría cobrar un poco de dinero por brindarles ese espacio para difundir su emprendimiento. Si optan por esta última idea, es muchísimo mejor tener un mapa del lugar con el fin de que sepan dónde irá el stand de cada empresa, esto será de mucha ayuda cuando el evento ya esté iniciando, les quitará un peso de encima durante esos días.
12. Mandar a hacer las libretas y escarapelas. Preferiblemente con el póster de publicidad de portada). Éstas deben ser entregadas durante la primera jornada del evento con el fin que los asistentes tomen sus apuntes de las charlas en estas libretas. Sería increíble si aportaran al cuidado del medio ambiente si usan papel reciclado como material para las hojas, hoy en día hay muchos lugares que se encargan de realizar libretas con papel reciclado.
13. Conseguir los lapiceros o esferos. Puedes mirar la posibilidad si mandarlos a personalizar con el logo del grupo/revista/asociación que realizará el evento o con el nombre del evento. Es necesario tener en cuenta de la fecha de entrega de los esferos debe ser previo al día de inicio del evento. Si por el contrario, deciden optar por esferos sencillo seguramente los encontrarán económicos si los compran al por mayor.
14. Publicidad pagada en las redes sociales. Sin duda alguna es esta una de las medidas que siempre nos ayudan a atraer más asistentes. Claramente toca invertirle un poco de dinero pero sin duda alguna, es indispensable recurrir a la publicidad que Instagram y Facebook nos ofrece.
15. Decidir cuáles serán los refrigerios en cada jornada. Pese a que los refrigerios son para hacer más amena el resto de la jornada, deben ser alimentos que sacien un poco a los asistentes. En Colombia siempre son bien vistos las empanadas, los palitos o deditos de queso, las flautas rellenas, los pan de yucas. En general procurar ser alimentos de sal acompañados por bebida (refrescos, agua, café, gaseosas). En lo posible es ideal tener dos opciones de sabores, piensa que todos tenemos gustos distintos. Según la encuesta que nosotros realizamos en nuestra facultad, los preferidos fueron los alimentos con relleno de jamón y queso, pollo con champiñones y carne con arroz.
16. Definir si se darán o no regalos para los ponentes. Es bien visto por las personas tener un detalle chiquito por el esfuerzo que hacen por trasladarse de un lugar a otro para cumplir con un compromiso como este. No se necesita mayor cosa, desde un mug hasta una muestra de dulces típicos de la región es suficiente, según el presupuesto
17. Distribuir tareas. Una tarea bastante difícil que necesita del apoyo de muchas personas. Existen varias deberes indispensables para garantizar el orden. Te diré cuáles usábamos con mis compañeros de uni.
Debe haber una persona que será el coordinador de la jornada ¿en qué consiste su tarea? es esta persona quien debe cerciorarse que todas las demás personas con labores asignadas (de su jornada) estén al pendiente y realizándolas.
Presentador: será aquella persona que se encargará de presentar a los ponentes durante toda una misma jornada. Debe vestirse de traje o vestido formal dado que será la cara del evento durante la jornada.
Semáforo consiste en un mecanismo para llamar la atención del ponente o expositor cuando el tiempo establecido para la charla esté culminando en el cual, sobre la tarima desde donde se posicionará el expositor tendrán dos luces de color azul y rojo (el color realmente no interesa, lo importante es que se logre llamar la atención), donde el bombillo azul se prenderá faltan 10 minutos para agotarse el tiempo límite de charla mientras que cuando el tiempo ha culminado y el expositor aún no finaliza su charla, se encenderá el bombillo rojo. De esta manera, el ponente podrá distribuir mejor su tiempo de charla. Lo anterior se usa con el objetivo de cumplir a cabalidad con los horarios establecidos en el cronograma del evento.
Mesa de inscripciones: en esta labor es necesario destinar a varias personas ya que se requerirán dos personas capaces de realizar la inscripción de los nuevos asistentes directamente en la base de datos, la cual estará en cada computador (disponible). Se necesitarán otras dos personas que sean quienes una vez inscrito el asistente, será quienes anotarán el nombre de la persona en las escarapelas (preferiblemente con marcador tipo sharpie) y se las darán al inscrito. Finalmente, otras dos personas serán quienes entregarán las libretas y los esferos. Si se trata de personas que previo al evento ya han realizado satisfactoriamente la inscripción, sólo deberá entregarse la escarapela ya marcada con el nombre de la persona. Este último paso agilizará bastante la situación en caso que se presenten muchos nuevos asistentes.
Refrigerios: con ánimo de ahorrar un dinero contratando gente para que nos colaboren en la distribución del refrigerio, es mejor que un grupo selecto de personas sea quienes se encarguen de esa labor. No es difícil, no es complicado, no requiere contratar personal, incluso llega hacer divertido. Solo con tres personas que repartan la comida y otras tres que se encarguen de preparar y distribuir las bebidas será suficiente. Nosotros lo hemos realizado para un pública de más de 300 personas por jornada y nos ha funcionado de maravilla.
Diapositivas y señalador láser: una persona destinada sólo a esta labor pero quien debe conocer al menos lo básico del manejo de computadoras, ya que será el encargado de conectar cables, de manejar la compu con el fin de proyectar las imágenes o ayudas audiovisuales que el expositor tenga planeado. Como recomendación sugiero tener en el evento un señalador láser (con baterias extra) disponible puesto que algunos expositores suelen usarlos.
Agua: el encargado de esta labor será quien vele para que el ponente tenga en sus manos una botellita de agua para antes de iniciar la charla.
Recoger/llevar ponentes desde/hacia el aeropuerto: a menos que tengan un modo de solventar los gastos, es preferible uno mismo ofrecerse a realizar la labor, eso sí, tendrán que garantizar un coche en el cual puedan transportar no solo al ponente si no también a su equipaje. Como dato extra indagar si el ponente tiene familiares a la ciudad que puedan alojarlo o recogerlo, con esto ya nos ahorramos otros pesitos.
Regalos para los ponentes: será quien le haga entregar personalmente al ponente del regalo que se haya elegido para dar en forma de agradecimiento.
Certificados: si se decidió entregarlos en físico, con dos personas que se encarguen de mandarlos a imprimir y sean quienes los entreguen a los asistentes (cuando éstos lo soliciten, ¡claro está!). Si por el contrario, se definió enviarlo por medio de los correos electrónicos, es importante enviarlo máximo cinco días después de finalizado el evento.
Fotografía: debe hacerse cargo una persona de la toma de fotos para conservar el recuerdo. Asimismo, éstas servirán para promover los siguientes eventos (si ése es el plan, va perfecto para promover la difusión y credibilidad a estas actividades)
Para facilitar todo lo anterior, es recomendable usar una tabla en un documento de computadora que nos recuerde el deber de cada persona. Aquí te dejo una idea de cómo podría ser la tabla de distribución de tareas.
18. Realizar encuestas. Estas son con el fin de conocer las debilidades, fortalezas y futuras recomendaciones a tener en cuenta si se planea continuar con la realización de más evento académicos de esta talla.
19. Hacer contabilidad del evento. Revisar cuánto dinero se gastó para la realización del evento, cuánto se ganó.
20. Recoger y limpiar todo. Si es necesario contratar a una persona que nos ayuda a dejar el auditorio o el lugar tal y como lo encontramos, sería fantástico. Si por el contrario, deciden hacerlo ustedes mismos será mucho mejor porque podrían ahorrarse más dinero por acciones que uno mismo es capaz de realizar.
Aquí te he dado nuestros puntos importantes para poder realizar un evento. Lo único que me hizo falta mencionar fue que durante cada evento se suele realizar la noche inaugural que será la que dará por sentado que el evento, formalmente, ha comenzado. Pero ese tema lo dejaré para otro post ya que también requiere de profundizar en cada cosita.
Si crees que me faltó algún aspecto relevante por abarcar, puedes dejármelo en los comentarios. Estoy segura que habré dejado de lado algunas cosillas importantes y dependiendo del evento que cada uno ha realizado puede ser que salgan mejorar ideas para tener en cuenta a futuro.
-hecho a puño, letra y café mío-
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